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Terminal de Transportes de Pamplona Ltda – Pamplona, Norte de Santander.
La Terminal de Transportes de Pamplona Ltda, ubicada en Pamplona, Norte de Santander, en desarrollo de su objeto misional y de la prestación del servicio público asociado al transporte terrestre de pasajeros, requiere adoptar una política integral, sólida y verificable para el tratamiento de datos personales recolectados mediante cámaras de seguridad.
El sistema de videovigilancia del Terminal cumple una función preventiva, disuasiva, documentadora y de apoyo a la seguridad de usuarios, visitantes, trabajadores, empresas transportadoras, conductores, arrendatarios, proveedores, autoridades y demás personas que ingresan o circulan por sus instalaciones. Aunque las cámaras no sean monitoreadas permanentemente en tiempo real y funcionen principalmente como sistema de grabación, la captación, almacenamiento, conservación, consulta, reproducción, extracción y entrega de imágenes constituyen tratamiento de datos personales.
En una terminal de transporte, la videovigilancia tiene una relevancia especial. En sus instalaciones pueden presentarse hurtos, lesiones personales, accidentes, riñas, pérdida de equipaje, daños a bienes públicos, afectaciones a menores de edad, conflictos entre usuarios o conductores, situaciones de orden público, requerimientos de Policía Nacional, Fiscalía General de la Nación, autoridades administrativas, organismos de control y autoridades judiciales. Por ello, el tratamiento de imágenes debe estar estrictamente reglamentado para evitar improvisaciones, accesos indebidos, filtraciones, pérdida de evidencia, respuestas informales o entregas sin trazabilidad.
Esta política busca que el Terminal no se limite a publicar un documento general de habeas data, sino que cuente con un instrumento completo de gobierno de datos y operación del CCTV. Dado lo anterior, el presente documento integra una política jurídica de tratamiento de datos, un manual operativo de videovigilancia, un protocolo para autoridades, reglas de cadena de custodia, criterios de conservación, medidas de seguridad y anexos obligatorios para soportar cada actuación.
La presente política tiene por objeto establecer las reglas, procedimientos, controles, responsabilidades y medidas de seguridad aplicables al tratamiento de datos personales obtenidos mediante el sistema de videovigilancia CCTV de la Terminal de Transportes de Pamplona Ltda.
Son objetivos específicos:
Esta política aplica a toda actividad de tratamiento de datos personales derivada del sistema de videovigilancia de la Terminal de Transportes de Pamplona Ltda, incluyendo cámaras instaladas en zonas de acceso, pasillos, salas de espera, taquillas, zonas operativas, parqueaderos, bahías de ascenso y descenso, zonas de circulación, oficinas de atención, puntos de información, áreas comunes, zonas comerciales y demás espacios en los que se encuentren cámaras autorizadas.
Aplica a las siguientes categorías de titulares:
El alcance comprende tanto los datos recolectados por cámaras privadas del Terminal como los archivos derivados de ellas, tales como fotografías, clips, respaldos, capturas, exportaciones, actas de entrega, registros de acceso, solicitudes de video, logs y documentos asociados al tratamiento.
Quedan excluidos de esta política los datos personales recolectados por terceros en sistemas propios no administrados por el Terminal, salvo que dichos terceros actúen como encargados del tratamiento por cuenta del Terminal o tengan acceso a grabaciones institucionales.
El Terminal, como responsable del tratamiento, decide sobre la finalidad, medios, condiciones, conservación, acceso, entrega y supresión de los datos personales captados por el sistema CCTV. Ningún funcionario, contratista, vigilante, proveedor tecnológico o tercero podrá tratar grabaciones por cuenta propia ni para finalidades distintas a las autorizadas.
| Campo | Información institucional |
|---|---|
| Responsable del tratamiento | Terminal de Transportes de Pamplona Ltda |
| NIT | 83050985-5 |
| Naturaleza | Entidad pública o sociedad vinculada a la prestación del servicio público de transporte terrestre de pasajeros, según estatutos y régimen aplicable |
| Domicilio | Pamplona, Norte de Santander |
| Dirección física | Cra 9 #3-120, Barrio El Camellon |
| Correo oficial para protección de datos | [email protected] |
| Teléfono | 320 419 8114 |
| Página web | https://terminaldetransportepamplona.com |
| Área responsable de atención de datos personales | Administracion de datos personales / Oficial de proteccion de datos |
El tratamiento de datos personales mediante cámaras de seguridad se encuentra sometido al régimen colombiano de protección de datos personales. Este marco jurídico no se limita a mencionar normas: exige que la entidad demuestre cumplimiento, documente procedimientos, adopte controles internos y responda por el uso adecuado de la información.
| Norma | Contenido relevante para esta política | Aplicación concreta al CCTV del Terminal |
|---|---|---|
| Constitución Política de Colombia, artículo 15 | Reconoce el derecho fundamental a la intimidad, buen nombre y habeas data: conocer, actualizar y rectificar información recogida en bases de datos públicas o privadas. | Las imágenes de cámaras pueden identificar personas y, por tanto, deben ser tratadas con respeto a la intimidad, seguridad, finalidad y acceso restringido. |
| Ley 1581 de 2012 | Establece el régimen general de protección de datos personales: definiciones, principios, derechos de titulares, deberes de responsables y encargados, autorización, consultas, reclamos, transferencia y sanciones. | Es la norma central de esta política. La captación, grabación, conservación, consulta, reproducción y entrega de videos son tratamiento de datos personales. |
| Decreto 1377 de 2013 | Reglamenta aspectos de autorización, aviso de privacidad, políticas de tratamiento, datos sensibles, derechos de titulares, transferencias y responsabilidad demostrada. | Obliga a contar con política accesible, canales de atención, área responsable y medidas para probar cumplimiento. |
| Decreto 1074 de 2015 | Compila normas del sector comercio, industria y turismo, incluyendo reglas reglamentarias de protección de datos personales. | Sirve como marco reglamentario vigente para políticas, avisos, transferencias y responsabilidad demostrada. |
| Decreto 886 de 2014 y normas compiladas o modificatorias | Regula el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la SIC. | La base de datos de videovigilancia debe evaluarse para inscripción o actualización en el RNBD cuando aplique. |
| Decreto 1759 de 2016 | Modifica plazos y reglas relacionadas con el Registro Nacional de Bases de Datos. | Sirve para revisar obligaciones de inscripción, actualización y reporte de novedades. |
| Ley 1712 de 2014 | Regula transparencia y acceso a la información pública, con límites por información reservada, clasificada y protección de datos personales. | Al ser entidad pública o vinculada a servicio público, el Terminal debe equilibrar transparencia con reserva de imágenes, datos personales y seguridad. |
| Ley 1437 de 2011 – CPACA | Regula actuaciones administrativas, peticiones y deber de respuesta de autoridades y particulares que cumplen funciones públicas, según aplique. | Apoya términos y formalidad de respuestas a solicitudes ciudadanas y de autoridades. |
| Ley 1273 de 2009 | Protege la información y los datos frente a conductas como acceso abusivo, interceptación, daño informático, uso de software malicioso y violación de datos personales. | Refuerza la prohibición de acceder, copiar, alterar o divulgar videos sin autorización. |
| Normas procesales penales y judiciales aplicables | Regulan actuaciones investigativas, pruebas, órdenes de autoridad competente y deberes de colaboración. | Orientan la entrega de videos a Fiscalía, Policía Judicial o autoridad competente, preservando integridad y trazabilidad. |
| Fuente | Mandato jurídico relevante | Cómo se materializa en el Terminal |
|---|---|---|
| Ley 1581 de 2012 – definiciones | Autorización, base de datos, dato personal, encargado, responsable, titular y tratamiento. | La videovigilancia se documenta como base de datos y se asignan responsables y encargados. |
| Ley 1581 de 2012 – principios | Legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso restringido, seguridad y confidencialidad. | Se establecen finalidades, avisos, control de acceso, logs, conservación y confidencialidad. |
| Ley 1581 de 2012 – derechos | Conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de autorización, ser informado, presentar quejas, revocar y acceder gratuitamente. | Se crean canales y formatos para solicitudes, reclamos y consultas sobre videos. |
| Ley 1581 de 2012 – autorización | El tratamiento requiere autorización, salvo excepciones legales. | Se informa con avisos visibles; la entrega a autoridad procede mediante solicitud formal competente. |
| Ley 1581 de 2012 – casos sin autorización | No se requiere autorización cuando la información sea solicitada por entidad pública o administrativa en funciones legales o por orden judicial, entre otros eventos. | La Policía Judicial, Fiscalía u otra autoridad competente puede recibir videos mediante oficio y acta. |
| Ley 1581 de 2012 – deberes del responsable | Garantizar derechos, conservar autorización, informar finalidad, asegurar datos, tramitar consultas y reclamos, adoptar manual interno, informar incidentes y cumplir instrucciones de la SIC. | Se asignan roles, anexos, registros, auditoría, medidas de seguridad e incidentes. |
| Decreto 1377 de 2013 | Desarrolla aviso de privacidad, políticas, datos sensibles, derechos, transferencias y responsabilidad demostrada. | Se incorporan aviso, política pública, responsable interno y matriz de controles. |
| Decreto 1074 de 2015 | Compila disposiciones reglamentarias sobre tratamiento de datos personales. | Se usa como marco vigente para implementación documental y operativa. |
La Superintendencia de Industria y Comercio ha señalado que las operaciones de captación, grabación, transmisión, almacenamiento, conservación o reproducción de imágenes mediante cámaras de videovigilancia constituyen tratamiento de datos personales. Por tanto, no basta con instalar cámaras: se debe informar al titular, limitar la finalidad, controlar el acceso, conservar solo por el tiempo necesario y garantizar medidas de seguridad.
La Guía Oficial de Protección de Datos Personales de la SIC también enfatiza la función del Oficial de Protección de Datos o área responsable para velar por la implementación efectiva de políticas, procedimientos y buenas prácticas de gestión de datos personales. Este documento adopta ese enfoque mediante roles, registros, auditoría y anexos verificables.
La responsabilidad demostrada significa que el Terminal no solo debe cumplir la ley, sino estar en capacidad de probarlo. En materia de videovigilancia, esto exige evidencia documental mínima: política aprobada, avisos instalados, inventario de cámaras, registro de accesos, actas de entrega, solicitudes recibidas, actas de extracción, protocolos de supresión, control de usuarios y auditorías periódicas.
| Término | Definición aplicable al Terminal |
|---|---|
| Autorización | Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de datos personales, salvo excepciones legales. En videovigilancia se complementa con avisos visibles y finalidades informadas. |
| Aviso de privacidad | Comunicación física, electrónica o verbal mediante la cual se informa al titular sobre la existencia de la política, finalidad del tratamiento, responsable y canales para ejercer derechos. |
| Base de datos | Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento. Para esta política, incluye grabaciones, imágenes, registros de solicitudes, actas y logs asociados al CCTV. |
| CCTV | Circuito Cerrado de Televisión o sistema de cámaras instalado por el Terminal para captación y grabación de imágenes en zonas autorizadas. |
| Cámara privada | Cámara de propiedad, administración o control del Terminal, utilizada para fines institucionales de seguridad y registro, sin que ello habilite su uso libre o personal por parte de empleados o terceros. |
| Dato personal | Información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable. La imagen de una persona captada en video es dato personal. |
| Dato sensible | Información que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación. La imagen puede revelar datos sensibles de manera indirecta, especialmente si permite inferir salud, menores de edad, origen, condición física, discapacidad u otros aspectos protegidos. |
| Encargado del tratamiento | Persona natural o jurídica que realiza tratamiento por cuenta del Terminal, por ejemplo proveedor de mantenimiento del CCTV, empresa de soporte tecnológico o contratista que acceda a grabaciones bajo instrucción del responsable. |
| Responsable del tratamiento | Terminal de Transportes de Pamplona Ltda, por decidir sobre la base de datos, finalidades y medios del tratamiento. |
| Titular | Persona natural cuya imagen o información sea objeto de tratamiento. |
| Tratamiento | Cualquier operación sobre datos personales: captación, grabación, almacenamiento, conservación, consulta, reproducción, copia, entrega, transmisión, bloqueo o supresión. |
| Transferencia | Envío de datos a otro responsable dentro o fuera del país. |
| Transmisión | Comunicación de datos a un encargado para que trate información por cuenta del responsable. |
| Cadena de custodia | Conjunto de registros y controles que documentan quién extrae, recibe, almacena, conserva, consulta, traslada o entrega un archivo de video, preservando su integridad. |
| Evidencia digital | Archivo de video, fotografía, metadatos, soporte o copia derivada del CCTV que puede ser usado en investigaciones administrativas, policivas, disciplinarias o judiciales. |
| Log de acceso | Registro manual o electrónico que permite conocer fecha, hora, usuario, motivo y acción realizada sobre grabaciones o sistema CCTV. |
El sistema de videovigilancia del Terminal de Transportes de Pamplona Ltda corresponde a un sistema privado de cámaras CCTV instalado con fines institucionales de seguridad, prevención y apoyo probatorio. Según la información suministrada, las cámaras funcionan principalmente como sistema de grabación y no como monitoreo permanente en tiempo real.
La ausencia de monitoreo continuo no elimina la responsabilidad del Terminal. La grabación pasiva sigue siendo tratamiento de datos personales, porque permite conservar imágenes, consultarlas posteriormente, reproducirlas, extraerlas y entregarlas a autoridades. Por ello, la operación debe tener controles equivalentes a los de cualquier base de datos personal.
| Zonas permitidas con justificación | Zonas prohibidas o restringidas |
|---|---|
| Accesos principales, salas de espera, taquillas, pasillos, bahías, parqueaderos, zonas de circulación, puntos de información, zonas comerciales, áreas de carga y descarga autorizadas, zonas donde se protejan bienes o infraestructura. | Baños, vestidores, áreas de lactancia, consultorios, zonas de descanso íntimo, espacios donde se capten conversaciones privadas sin necesidad de seguridad, oficinas donde no exista justificación proporcional, lugares donde se afecte de manera desproporcionada la intimidad. |
Las grabaciones del CCTV solo podrán utilizarse para finalidades legítimas, expresas, informadas y necesarias. Cualquier uso distinto se considera prohibido y podrá generar responsabilidad disciplinaria, contractual, administrativa, civil o penal, según el caso.
| Finalidad autorizada | Descripción específica | Ejemplo permitido | Límite |
|---|---|---|---|
| Seguridad de personas | Proteger integridad de usuarios, trabajadores, visitantes, conductores y terceros. | Revisar video de una riña, caída, hurto o amenaza. | No usar para seguimiento personal injustificado. |
| Protección de bienes e infraestructura | Proteger instalaciones, equipos, taquillas, zonas comunes, vehículos, bienes públicos y privados dentro del Terminal. | Identificar daño a mobiliario o sustracción de elementos. | No divulgar imágenes como sanción social. |
| Prevención y disuasión | Desincentivar conductas delictivas, vandálicas o contrarias a la seguridad. | Instalar avisos visibles en accesos. | No instalar cámaras ocultas sin análisis jurídico excepcional. |
| Atención de autoridades | Entregar información cuando sea requerida por autoridad competente en ejercicio de funciones legales o por orden judicial. | Atender oficio de Fiscalía o Policía Judicial por hurto ocurrido en la Terminal. | No entregar verbalmente ni por mensajería informal sin acta. |
| Reconstrucción de hechos | Revisar grabaciones para determinar circunstancias de incidentes. | Verificar hora, lugar y recorrido de una persona en caso de denuncia. | No editar de forma que altere contexto. |
| Gestión administrativa y operativa | Analizar incidentes de seguridad, ajustar controles y mejorar protocolos. | Identificar puntos ciegos luego de un hecho recurrente. | No usar para fines comerciales o publicitarios. |
| Defensa jurídica institucional | Usar videos como soporte de defensa del Terminal en procesos judiciales o administrativos. | Aportar video dentro de investigación o proceso. | Guardar reserva y cadena de custodia. |
La imagen de una persona permite identificarla o hacerla identificable. Por ello, cualquier grabación donde aparezca una persona natural se considera dato personal. En algunos casos, la imagen puede revelar información sensible: discapacidad, estado de salud, edad aproximada, pertenencia a grupos, comportamiento, acompañantes, rutas, hábitos o situaciones de vulnerabilidad.
En un terminal de transporte es normal que ingresen niños, niñas y adolescentes. El tratamiento de sus imágenes exige especial protección, respeto del interés superior del menor y restricción reforzada de acceso. Cuando una solicitud de video involucre menores, el área responsable deberá evaluar con mayor rigor la legitimación del solicitante, la finalidad y la afectación a terceros.
Reglas especiales:
Si una grabación muestra hechos relacionados con salud, discapacidad, violencia sexual, violencia intrafamiliar, menores, población vulnerable o situaciones íntimas, el archivo tendrá tratamiento reforzado: acceso mínimo, custodia especial, prohibición absoluta de divulgación y entrega únicamente por canal formal y autoridad competente.
| Elemento | Texto sugerido |
|---|---|
| Encabezado | ZONA VIDEOVIGILADA |
| Responsable | Terminal de Transportes de Pamplona Ltda |
| Finalidad | Seguridad de personas, protección de bienes, prevención de incidentes y atención de requerimientos de autoridad competente. |
| Derechos | Usted puede ejercer sus derechos de habeas data conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales. |
| Canal de contacto | [email protected] – Cra 9 #3-120, Barrio El Camellon – [email protected] |
| Consulta de política | Documento disponible en https://terminaldetransportepamplona.com/politica-de-datos-cctv. |
El Terminal deberá habilitar y publicar canales oficiales para ejercer derechos de habeas data: correo institucional, recepción física y/o formulario de PQRSD. Las solicitudes verbales no generarán entrega de videos; deberán orientarse para radicación formal.
| Tipo de solicitud | Término base | Extensión | Observación |
|---|---|---|---|
| Consulta sobre existencia de datos | 10 días hábiles | Hasta 5 días hábiles adicionales informando motivo | Conforme régimen general de consultas. |
| Reclamo por corrección, supresión o incumplimiento | 15 días hábiles | Hasta 8 días hábiles adicionales informando motivo | Debe incluir leyenda «reclamo en trámite» cuando aplique. |
| Solicitud de autoridad por incidente urgente | Atención prioritaria | Según urgencia y disponibilidad técnica | Debe quedar documentada con oficio, acta y cadena de custodia. |
| Solicitud informal o verbal | No procede entrega | Se orienta a radicar formalmente | No se entregarán archivos por canales no oficiales. |
Las autoridades pueden requerir grabaciones del Terminal cuando actúen en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. La política no debe obstaculizar la justicia, pero tampoco puede permitir entregas informales o sin trazabilidad. La colaboración con autoridades debe ser formal, documentada y segura.
| Requisito | Detalle |
|---|---|
| Oficio o solicitud formal | Debe contener entidad, dependencia, número de radicado u oficio, funcionario solicitante y firma o medio verificable. |
| Competencia | La autoridad debe indicar o permitir verificar que actúa en ejercicio de funciones legales o por orden judicial. |
| Identificación del hecho | Debe señalar fecha, hora aproximada, lugar, tipo de evento o investigación. |
| Rango solicitado | Debe delimitar el periodo de grabación solicitado para aplicar minimización de datos. |
| Medio de entrega | Debe acordarse entrega física o digital institucional, evitando canales informales. |
Prohibición de entrega informal: No se entregarán videos por WhatsApp, correo personal, memorias USB particulares, enlaces abiertos, llamadas telefónicas, capturas de pantalla sin acta, ni por solicitud verbal de uniformados, funcionarios o particulares. En situaciones urgentes se podrá facilitar visualización controlada a autoridad identificada, dejando constancia inmediata y exigiendo formalización por escrito.
| Rol | Responsabilidades principales |
|---|---|
| Gerencia / Representante Legal | Aprobar la política, garantizar recursos, designar responsables, ordenar investigaciones internas, autorizar entregas sensibles y responder ante autoridades. |
| Oficial de Protección de Datos o Área Responsable | Implementar la política, tramitar solicitudes, conservar registros, coordinar auditorías, capacitar personal, revisar incidentes y servir de enlace con la SIC. |
| Área Administrativa | Custodiar documentos, solicitudes, actas, registros de acceso, contratos y soportes de cumplimiento. |
| Área Operativa | Reportar incidentes, identificar cámaras relevantes, apoyar ubicación de hechos y coordinar la atención inicial de usuarios y autoridades. |
| Área de Sistemas / Técnico CCTV | Mantener equipos, controlar usuarios, extraer videos cuando sea autorizado, documentar respaldos y asegurar funcionamiento del sistema. |
| Asesoría Jurídica | Evaluar solicitudes complejas, derechos de terceros, menores, reserva legal, requerimientos judiciales y respuestas de negativa. |
| Personal autorizado | Cumplir confidencialidad, usar el sistema solo para finalidades autorizadas, registrar accesos y reportar irregularidades. |
| Contratistas o proveedores | Tratar datos solo por instrucción del Terminal, mantener confidencialidad, no copiar ni conservar videos y cumplir cláusulas de protección de datos. |
El Terminal de Transportes de Pamplona presta sus servicios a toda la comunidad, satisfaciendo las necesidades de sus usuarios.
